Geneva, Switzerland
March 17, 2020
Circular E-20/020
This is to inform you of the mitigation measures that the International Union for the Protection of New Varieties of Plants(UPOV) is implementing related to the ongoing Covid-19 outbreak.
UPOV reiterates its commitment to the health and safety of its personnel, as well as the communities where they live and work, while delivering the program of work approved by the Council.
Considering the latest measures announced by the Swiss Confederation and the Canton and City of Geneva, together with those by the United Nations Office in Geneva (UNOG) and the World Health Organization, and the World Intellectual Property Organization (WIPO), UPOV is adjusting its working arrangements as of Tuesday, March 17, 2020, as follows:
Remote working arrangements for the majority of the staff of the Office of the Union
Closing our premises to all individuals except for essential personnel whose physical presence in the UPOV Office is necessary to the delivery of our business-continuity plans.
Implementing remote working arrangements for the vast majority of the staff of the Office of the Union. This has the effect of limiting the need for movement by UPOV personnel while ensuring business continuity.
Official Travel of the staff of the Office of the Union
All official travel of the staff of the Office of the Union in March, April and May is cancelled.
Events and meetings organized or co-organized by UPOV in Geneva
All events and meetings organized or co-organized by UPOV in Geneva during March and April are taking place by electronic means, or will be postponed or cancelled. Participants have been notified accordingly.
Events and meetings organized or co-organized by UPOV outside Geneva
The Office of the Union will monitor the situation on a case by case basis, including in particular with each host of Technical Working Parties (TWPs), the TWP Chairpersons and the TC Chairperson. Further information will be provided in due course on any necessary measures and/or alternative arrangements for the meetings.
UPOV will continue to monitor the evolving situation and take all measures to ensure we align our activities with recommendations from local, regional and international authorities.
Thank you for your understanding and support.
Peter Button
Vice Secretary-General
Modalités de travail appliquées par l’UPOV dans le contexte de la COVID-19
Par la présente, nous vous informons des mesures d’atténuation mises en œuvre par l’Union internationale pour la protection des obtentions végétales (UPOV) face à l’épidémie de Covid-19.
L’UPOV réaffirme sa volonté de préserver la santé et la sécurité des membres de son personnel, ainsi que des communautés au sein desquelles ils vivent et travaillent, tout en exécutant le programme de travail approuvé par le Conseil.
Compte tenu des dernières mesures annoncées par la Confédération suisse et le canton et la ville de Genève, ainsi que de celles prises par l’Office des Nations Unies à Genève (ONUG), l’Organisation mondiale de la Santé et l’Organisation Mondiale de la Propriété Intellectuelle (OMPI), l’UPOV adapte ses modalités de travail à compter du mardi 17 mars 2020 de la manière suivante :
Arrangements relatifs au travail à distance pour la majorité des fonctionnaires du Bureau de l’Union
Fermeture de nos locaux à toutes les personnes, sauf au personnel essentiel dont la présence physique est nécessaire pour l’exécution de nos plans de continuité des opérations.
Mise en œuvre de modalités de travail à distance pour la majorité du personnel du Bureau de l’Union, afin de limiter les déplacements tout en assurant la continuité des opérations.
Voyages officiels des fonctionnaires du Bureau de l’Union
Tous les voyages officiels des fonctionnaires du Bureau de l’Union prévus en mars, avril et mai sont annulés.
Manifestations et réunions organisées ou coorganisées par l’UPOV à Genève
Toutes les manifestations et réunions organisées ou coorganisées par l’UPOV à Genève en mars et en avril auront lieu par voie électronique, ou seront reportées ou annulées. Les participants ont été informés en conséquence.
Manifestations et réunions organisées ou coorganisées par l’UPOV ailleurs qu’à Genève
Le Bureau de l’Union suivra la situation au cas par cas, y compris, en particulier, avec chaque pays censé accueillir les Groupes de travail technique (TWP), les présidents de ces groupes de travail technique et la présidence du TC. Des informations supplémentaires seront transmises en temps utile sur les éventuelles mesures nécessaires ou autres modalités concernant les réunions.
L’UPOV continuera de suivre l’évolution de la situation et de prendre toutes les mesures utiles afin de tenir compte des recommandations formulées par les autorités locales, régionales et internationales dans la poursuite de ses activités.
Je vous remercie de votre compréhension et de votre appui.
Arbeitsregelungen der UPOV im Zusammenhang mit der COVID-19-Situation
hiermit möchten wir Sie über die Eindämmungsmaßnahmen informieren, die der Internationale Verband zum Schutz von Pflanzenzüchtungen (UPOV) im Zusammenhang mit dem momentanen Ausbruch von Covid-19 durchführt.
Die UPOV bekräftigt ihr Engagement für die Gesundheit und Sicherheit ihres Personals sowie der Gemeinden, in denen es lebt und arbeitet, während sie das vom Rat gebilligte Arbeitsprogramm bereitstellt.
Unter Berücksichtigung der jüngsten von der Schweizerischen Eidgenossenschaft und dem Kanton und der Stadt Genf bekanntgegebenen Maßnahmen sowie der Maßnahmen des Büros der Vereinten Nationen in Genf (UNOG) und der Weltgesundheitsorganisation sowie der Weltorganisation für geistiges Eigentum (WIPO) passt die UPOV ihre Arbeitsregelungen ab Dienstag, den 17. März 2020, wie folgt an:
Regelungen über Telearbeit für die Mehrheit des Personals des Verbandsbüros
Schließung unserer Räumlichkeiten für alle Personen mit Ausnahme der wesentlichen Mitarbeiter, deren physische Anwesenheit im UPOV-Büro für die Umsetzung unserer Pläne zur Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs erforderlich ist.
Umsetzung von Regelungen zur Telearbeit für die Mehrheit des Personals des Verbandsbüros. Dies dient der Beschränkung des Mobilitätsbedarfs des UPOV-Personals und gleichzeitig der Gewährleistung der Aufrechterhaltung unseres Geschäftsbetriebs.
Dienstreisen des Personals des Verbandsbüros
Alle Dienstreisen des Personals des Verbandsbüros in den Monaten März, April und Mai sind gestrichen.
Von der UPOV in Genf organisierte oder mitorganisierte Veranstaltungen und Tagungen
Alle von der UPOV im März und April in Genf organisierten oder mitorganisierten Veranstaltungen und Tagungen finden auf elektronischem Wege statt oder werden aufgeschoben oder gestrichen. Die Teilnehmer wurden entsprechend benachrichtigt.
Von der UPOV außerhalb von Genf organisierte oder mitorganisierte Veranstaltungen und Tagungen
Das Verbandsbüro wird die Situation von Fall zu Fall verfolgen, insbesondere gemeinsam mit jedem Gastgeber der Technischen Arbeitsgruppen (TWP), den Vorsitzenden der TWP und dem Vorsitzenden des TC. Weitere Informationen über alle erforderlichen Maßnahmen und/oder alternativen Vorkehrungen für die Tagungen werden zu gegebener Zeit zur Verfügung gestellt.
Die UPOV wird die Entwicklung der Situation weiterhin verfolgen und sämtliche Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass wir unsere Tätigkeiten an den Empfehlungen lokaler, regionaler und internationaler Behörden ausrichten.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.
Modalidades de trabajo de la UPOV en el contexto de la situación relativa al COVID-19
Por la presente, le informo de las medidas de mitigación que está tomando la Unión para la Protección de las Obtenciones Vegetales (UPOV) en relación con el brote del Covid-19.
La UPOV reitera que pone empeño en velar por la salud y seguridad de su personal, así como por la de las comunidades donde vive y trabaja, además de ejecutar el programa de trabajo aprobado por el Consejo.
Habida cuenta de las últimas medidas anunciadas por la Confederación Helvética y por el Cantón y la Ciudad de Ginebra, junto con las de la Oficina de las Naciones Unidas en Ginebra (ONUG), la Organización Mundial de la Salud, y la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI), a partir del martes 17 de marzo de 2020, la UPOV está introduciendo los ajustes siguientes en sus modalidades de trabajo:
Modalidades de trabajo a distancia para la mayoría de los funcionarios de la Oficina de la Unión
Cierre de nuestras oficinas a todas las personas excepto al personal esencial cuya presencia física en la Oficina de la UPOV sea necesaria para la ejecución de los planes de continuidad de las operaciones.
Aplicación de modalidades de trabajo a distancia para la mayoría de los funcionarios de la Oficina de la Unión. Esta medida tiene como efecto limitar la necesidad de desplazamiento del personal de la UPOV, garantizando al mismo tiempo la continuidad de las operaciones.
Viajes oficiales de los funcionarios de la Oficina de la Unión
Se suspenden todos los viajes oficiales de los funcionarios de la Oficina de la Unión en marzo, abril y mayo.
Eventos y reuniones organizados o coorganizados por la UPOV en Ginebra
Todos los eventos y reuniones organizados o coorganizados por la UPOV en Ginebra durante los meses de marzo y abril tendrán lugar por medios electrónicos o serán aplazados o suspendidos. Se ha notificado en consecuencia a los participantes.
Eventos y reuniones organizados o coorganizados por la UPOV fuera de Ginebra
La Oficina de la Unión examinará atentamente la situación caso por caso, especialmente con cada uno de los países anfitriones de los Grupos de Trabajo Técnico (TWP), los presidentes de los TWP y el presidente del TC. Se proporcionará más información a su debido tiempo en relación con las medidas necesarias u otras posibles disposiciones para las reuniones.
La UPOV seguirá examinando atentamente la evolución de la situación y tomará todas las medidas necesarias para velar por que nuestras actividades se hallen en concordancia con las recomendaciones de las autoridades, locales, regionales e internacionales.
Gracias por su comprensión y por su apoyo.
Aprovecho la oportunidad para saludarle atentamente.
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